Как подготовить компанию к внутреннему аудиту перед выездной проверкой

Выездная налоговая проверка — не момент, когда нужно «срочно искать документы». Это уже финал, к которому налоговая инспекция идёт системно: через анализ отчётности, запросы контрагентам, цифровой мониторинг и сбор информации из сторонних источников. У компании должен быть собственный этап подготовки — внутренний аудит, задача которого не столько выявить ошибки, сколько устранить уязвимости до того, как их найдёт ФНС.

Проведение внутреннего аудита — это не разовая акция. Это управленческая мера по укреплению позиции компании перед возможной проверкой

С чего начать: выявление зоны риска

Первый шаг — определить, что именно нужно проверить. Это зависит от специфики бизнеса, структуры компании, схем налогообложения и характера сделок. Обычно в зону приоритета входят:

• операции с повышенным вниманием со стороны ФНС (экспорт, субподряд, агентские схемы);
• сделки с контрагентами из других регионов, малодоходными или массово ликвидируемыми компаниями;
• вычеты по НДС и перенос убытков;
• разделение бизнеса на юрлица, ИП, самозанятых;
• серые практики расчётов с сотрудниками;
• отступления от договорной логики, отсутствие пояснений к экономической целесообразности.

Уже на этом этапе становится ясно, где стоит сосредоточить усилия.

Внутренний аудит: базовый чек-лист

Налоговые декларации и учётные данные

• проверка корректности деклараций по НДС, налогу на прибыль, УСН, страховым взносам;
• соответствие между налоговым и бухгалтерским учётом;
• выявление расхождений по данным книги покупок/продаж;
• анализ структур вычетов и обоснование права на них.

Документы по сделкам

• наличие полного комплекта документов по каждой ключевой сделке (договор, спецификации, акты, платёжки, ТН);
• анализ подписантов (доверенности, полномочия, идентичность подписей);
• проверка соответствия дат между первичкой, оплатой и отражением в учёте;
• обоснование деловой цели и реальности исполнения.

Контрагенты

• проверка статуса, деловой репутации, активности в ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• анализ судебной практики по каждому из ключевых контрагентов;
• наличие признаков фиктивности или массовости;
• соответствие заявленных услуг/поставок их фактической осуществимости

Сотрудники и расчёты

• корректность начислений, отсутствие серых выплат;
• оформление трудовых договоров, актов, табелей;
• анализ нагрузки на одного сотрудника (например, «бухгалтер ведёт 4 компании» — признак дробления);
• отсутствие сомнительных договоров ГПХ или фиктивных ИП.

Связанные лица и структура владения

• прозрачность связей между юрлицами;
• отсутствие искусственного дробления для оптимизации налогообложения;
• обоснование деления функций (например, логистика и реализация) между разными компаниями;
• анализ взаимозависимости и контрольных признаков.

Организационные меры

Внутренний аудит — это не просто анализ документов. Он требует организованности и дисциплины. Рекомендуется:

• назначить внутреннего координатора (как правило, юрист или финансовый директор);
• зафиксировать каждый шаг аудита, чтобы впоследствии использовать отчёт как аргумент в переговорах с ФНС;
• использовать чек-листы, шаблоны пояснений, формы протоколов выявленных нарушений и принятых мер;
• вовлекать внешнего налогового консультанта — это позволяет избежать «слепых зон».

Что даёт такой аудит

• Вы заранее обнаруживаете уязвимости и устраняете их без давления со стороны ФНС.
• У вас есть готовая база для объяснений: каждый вывод уже оформлен и документально подтверждён.
• Вы показываете, что компания осознаёт ответственность, что снижает вероятность агрессивной позиции налоговой.
• Вы экономите время, нервы и деньги на этапе самой проверки.

Почему этим не должна заниматься только бухгалтерия

Многие компании ошибочно перекладывают всю нагрузку подготовки на главного бухгалтера. Это рискованно: бухгалтерский подход не всегда охватывает правовую сторону вопросов. Именно поэтому юристы компании «Белый Дом» работают в паре с финансистами клиента: помогаем не только найти ошибки, но и выстроить логичную защиту по каждому направлению.

Подключение юриста на стадии внутреннего аудита позволяет:

• зафиксировать выводы в виде юридически значимых документов;
• подготовить аргументацию и шаблоны для возможной переписки с ФНС;
• организовать обучение сотрудников;
• заранее продумать позицию по спорным вопросам.