Как отвечать на требования налоговой при выездной проверке

После начала выездной налоговой проверки первым этапом взаимодействия становится получение требований о предоставлении документов. Особенно важно понимать, как правильно реагировать на первое требование — как правило, оно самое объёмное и критически важное.

Что включает в себя первое требование

Обычно в первом требовании содержится до 90–100 пунктов, включая:

• учетную политику,
• штатное расписание и должностные инструкции,
• регистры налогового и бухгалтерского учёта,
• оборотно-сальдовые ведомости,
• документы по сделкам (договоры, УПД, акты сверки, путевые листы).

Налоговая сличает фактическую работу компании с её учётной моделью, проверяет, соответствуют ли данные по налогам реальной хозяйственной деятельности.

Принципы, которые важно соблюдать

1. Отвечать по каждому пункту. Нельзя просто написать «документов нет». Необходимо дать пояснение по каждому требуемому элементу.
2. Показывать одинаковую осмотрительность по всем контрагентам. Нельзя готовить «папку» только по сомнительному поставщику. По всем поставщикам должен быть равный объём документов — иначе это будет выглядеть как умысел.
3. Предоставлять только то, что обязаны. Аналитические справки, сводки и расшифровки — не обязательны к предоставлению. Их можно не давать.
4. Отвечать вдумчиво. Не передавайте лишние или неструктурированные документы, особенно в удобном для ФНС формате (например, Excel).

Какие документы нужно и не нужно предоставлять

Обязательно предоставлять:

• договоры и УПД;
• первичку, относящуюся к налоговому и бухгалтерскому учёту;
• пояснения по структуре бизнеса;
• данные по реальным производственным процессам — при наличии (по необходимости, на этапе возражений).

Необязательно предоставлять:

• аналитические справки;
• расшифровки бухучета;
• внутренние пояснительные документы, не влияющие на налоговую базу;
• документы в Excel (предоставляйте в PDF).

Как отвечать, если документа нет

Если требуемый документ не ведётся (например, журнал учёта ТС, путевые листы, акты сверки), нужно прямо и корректно это указать. Например:

«Журнал учёта не ведётся, так как данная обязанность отсутствует в отношении конкретного вида деятельности»

«Путевые листы не предоставлены, так как товар доставлен сборным грузом, документы остались у перевозчика»

Не молчите, а давайте пояснение.

Ошибки при предоставлении документов

• Бухгалтер отдаёт всё подряд в Excel — налоговая быстро делает выборку и включает в акт.
• Вместо пояснения прикладывается не относящийся к делу документ.
• Не даются разъяснения по отсутствию документов — это воспринимается как сокрытие.
• Журналы ведутся, но бухгалтер не в курсе — говорит «нет», хотя они есть (например, журнал вводного инструктажа).
• В журнал заносятся все работники, включая субподрядчиков, без пояснений — налоговая считает их "вашими".

Когда и как просить отсрочку

Вы имеете право на отсрочку по предоставлению документов. Для этого:

1. На следующий день после получения требования (фиксируется по дате нажатия «получено» в ТКС) — направляете уведомление.
2. Указываете конкретное количество дней, необходимое для подготовки.
3. Формулируете уважительную причину (объём, занятость, сбор дополнительных документов).

Важно: не просите «просто отсрочку» — это не работает.

Зачем нужен налоговый консультант

Бухгалтер — это исполнитель. Он работает с первичкой, но не погружён в производственные и правовые аспекты. Поэтому важно:

• консультироваться перед ответами;
• анализировать, что действительно относится к предмету выездной проверки;
• не выполнять требования «по инерции», а действовать стратегически.

Налоговый консультант поможет:

• выделить, что предоставлять, а что нет;
• подготовить грамотные пояснения;
• сохранить доказательственную базу для обжалования или суда.

Отвечать — значит защищать

Ответ на требование — это не просто «бумажка», а часть будущей доказательной базы. Всё, что вы сейчас предоставите (или не предоставите), будет использовано налоговым органом в акте.

Юридическая компания «Белый дом» помогает готовить обоснованные и стратегически выверенные ответы на требования ФНС. Работая с нами, вы не только избежите доначислений, но и построите защиту ещё до акта проверки.