Когда бухгалтерия — заслон или слабое место

Бухгалтерская служба — первое, на что обращает внимание налоговая инспекция при выездной проверке. Именно здесь инспекторы ищут ключевые ошибки, недочёты, противоречия, а часто и основания для крупных доначислений. От состояния учёта зависит многое: от восприятия бизнеса как благонадёжного до возможности отстоять свою позицию в арбитраже.

Но бухгалтерия может быть как щитом, так и ахиллесовой пятой компании. Всё зависит от того, насколько системно организована её работа, как ведётся документооборот и есть ли стратегическое взаимодействие с юристами.

Что инспекция видит в первую очередь

Когда налоговая приступает к выездной проверке, она уже имеет представление о компании: по декларациям, отчётности, сведениям от контрагентов и цифровому мониторингу. Но именно бухгалтерия — источник первичной информации. Инспекторы оценивают:

• полноту и достоверность учёта;
• соответствие между данными в налоговых и бухгалтерских регистрах;
• связность документов по конкретным сделкам;
• наличие и содержание первичных документов;
• правильность расчётов налоговой базы и вычетов;
• отражение операций в отчётности и в учёте.

С первого запроса становится понятно: либо компания готова к проверке, либо нет. И чаще всего именно бухгалтерские документы становятся той базой, на которой строится позиция ФНС.

Где бухгалтерия может стать уязвимостью

Хаотичный документооборот.

Если договоры, акты, накладные и платёжки хранятся в разных местах, оформлены от руки или утеряны — вы в зоне риска. Инспекторы быстро находят несостыковки: сумма в договоре не совпадает с платёжкой, акт оформлен позже услуги, нет подписи второй стороны. Даже если сделка реальна, её реальность в глазах инспектора — под вопросом.

Ошибки при оформлении НДС.

Расхождения в данных книги покупок и продаж, отсутствие счёт-фактур, неверные реквизиты или работа с техническими фирмами — типичные основания для доначислений и блокировки вычетов.

Неотражённые операции.

ФНС видит движение денег по счетам, но не находит отражения в учёте или декларациях. Даже если причина — забытый документ или ошибка ввода — это уже основание для претензий.

Слабая связка с юристами.

Бухгалтерия часто фокусируется на формальной стороне учёта. Но в условиях выездной проверки этого недостаточно: нужны правовые аргументы, пояснения хозяйственной логики, понимание рисков. Без вовлечения юристов бухгалтерия остаётся в одиночку перед налоговой машиной.

Как превратить бухгалтерию в щит

Стандартизировать процессы.
Необходимо ввести порядок: как хранится документация, как оформляются сделки, кто отвечает за контроль полноты. Электронный архив, чек-листы, регламенты по подписанию и сканированию документов — не избыточные меры, а база юридической устойчивости.

Обучать бухгалтеров логике проверок.
Бухгалтеры должны понимать, что именно ищет ФНС и как воспринимаются их документы глазами инспектора. Это снижает число неосторожных формулировок и ошибок в ответах.

Внедрить превентивную проверку.
Регулярный внутренний аудит с привлечением налоговых юристов позволяет выявлять слабые места заранее. Речь не о контроле за сотрудниками, а о защите бизнеса в целом.

Создать связку «бухгалтерия — юрист».

Бухгалтер не должен отвечать на запросы инспекции без согласования с юристом. Даже в рамках обычного пояснения можно раскрыть лишнее или дать повод для дополнительных запросов. Совместная работа — залог выверенной позиции.

Обеспечить участие внешних специалистов.
При малейшем подозрении на подготовку к выездной проверке или при получении сложных запросов — подключайте налогового консультанта. Это инвестиция, которая часто спасает от миллионных доначислений.

Практика компании «Белый Дом»Юристы «Белого Дома» регулярно работают с клиентами на стыке бухгалтерии и права. Подключаемся к внутренним аудитам, анализируем цепочки операций, проверяем логику и полноту документации. Опыт показывает: в 7 из 10 случаев серьёзных претензий инспекции можно было избежать, если бы учёт был системно выстроен.

В случаях, когда выездная проверка уже началась, берём на себя коммуникацию с ФНС, сопровождаем допросы, участвуем в подготовке возражений и представляем клиента на всех этапах спора. Но намного эффективнее — подготовить бухгалтерию заранее и превратить её в первую линию защиты.