Хранение и передача документов при выездной проверке

Во время выездной налоговой проверки от компании требуется представить большой массив документов — бухгалтерских, кадровых, договорных. Ошибки на этом этапе случаются чаще всего. То сотрудник передал оригинал без копии, то документы передали без описи, то не смогли быстро найти важный договор — в результате ФНС считает документы «непредставленными» и доначисляет налоги.

Организация хранения и передачи документов — это не технический вопрос, а элемент правовой защиты. Именно поэтому его должен контролировать опытный налоговый юрист, а не бухгалтер в одиночку. Если вы не уверены, правильно ли всё оформлено — позвоните прямо сейчас: +7 347 262-58-91. Мы возьмём процесс под контроль и защитим бизнес от претензий.

Что важно подготовить до прихода налоговой

1. Хранилище документов должно быть организовано по видам и периодам.
2. Отдельно: бухгалтерия, первичка, кадровые, договоры, учётные политики, расчёты, приказы, внутренние регламенты.
3. Все документы должны быть прошиты и пронумерованы.
4. Особенно это касается журналов, учётных книг, актов сверок.
5. Должен быть внутренний реестр хранения.
6. Это список всех имеющихся документов с датами, номерами и местом хранения — чтобы можно было оперативно их найти.
7. Назначено ответственное лицо за доступ и передачу.
8. Никто из сотрудников не должен передавать документы инспекции по устной просьбе. Только через уполномоченного представителя.

Как правильно передавать документы инспекции

– Только по официальному требованию. Не стоит «идти навстречу» и передавать документы без соответствующего запроса.
– Только копии, если не требуют оригинал. А если требуют оригинал — оставить у себя заверенную копию.
– Обязательно с описью. Это список всех переданных документов с подписью обеих сторон. Без описи нельзя доказать факт передачи.
– Каждая копия должна быть заверена. Подпись, дата, должность — особенно если документ может повлиять на налоговую базу.
– Контроль за возвращением оригиналов. Если оригиналы изъяты, фиксируйте это в протоколе и добивайтесь возврата после окончания проверки.

Наши специалисты составляют индивидуальные инструкции по передаче документов и сопровождают весь процесс — от получения требования до последнего листа, возвращённого из ФНС.

Типовые ошибки, которые приводят к доначислениям

– переданы оригиналы без копий, налоговая утверждает, что их не было
– документы передал сотрудник, не имеющий полномочий
– отсутствует опись, поэтому доказать передачу невозможно
– переданы лишние документы, которые стали основанием для новых претензий
– документы не были найдены вовремя — инспекция посчитала их отсутствующими

Каждый из этих случаев — реальный риск. Если вы не уверены, что передали всё правильно — мы готовы подключиться на любом этапе. Звоните: +7 347 262-58-91.

Что мы делаем для клиентов

– проводим экспресс-аудит хранения документов
– настраиваем систему учёта и хранения по налоговым требованиям
– готовим регламент передачи — кто, что, как и кому передаёт
– сопровождаем передачу документов при проверке
– защищаем от обвинений в непредоставлении
– восстанавливаем утраченную документацию, если нужно

Это не бухгалтерская рутина. Это юридическая защита. И без неё бизнес остаётся без щита.
Если документы не структурированы, не учтены, переданы неправильно — налоговая получает поле для манёвра. Даже в случае реальной деятельности и честной бухгалтерии можно потерять право на вычеты и попасть под доначисления.

Налоговая проверка — не повод для паники. Но повод — включить защиту. Обратитесь в ЮК «Белый дом» — мы сопровождаем выездные проверки с момента первого требования до итогового решения. Позвоните сейчас: +7 347 262-58-91.

Пока документы лежат в беспорядке, ФНС уже готовит акт. Не давайте им поводов — работайте с теми, кто знает, как защитить бизнес документально.