Какие вопросы инспекция задаёт персоналу

Когда в компанию приходит выездная налоговая проверка, на первый план выходит не только бухгалтерия, но и люди. Даже самые аккуратные документы могут потерять смысл, если сотрудники дадут противоречивые или невнятные объяснения. Инспекция активно использует допросы и опросы персонала как инструмент подтверждения или опровержения достоверности операций. Поэтому вопрос подготовки сотрудников — это не формальность, а ключевой элемент налоговой защиты.

Кого могут вызвать на допрос или опрос

На практике ФНС обращается не только к директору или главному бухгалтеру. В зависимости от ситуации вызываются:

• менеджеры по закупкам,
• логисты и кладовщики,
• сотрудники отдела продаж,
• специалисты по договорам,
• рядовые бухгалтеры,
• бывшие сотрудники, особенно уволенные незадолго до проверки.

Если инспекция подозревает фиктивность операций, она старается установить, кто реально участвовал в сделке, видел товар, согласовывал цены или общался с контрагентами.

Важно понимать: у налоговиков нет цели «поймать» сотрудника на неточности ради интереса. Они ищут подтверждения или опровержения хозяйственной операции. А значит, от формулировок и точности ответов зависит, будет ли сделка признана реальной или фиктивной.

Какие вопросы чаще всего задаёт налоговая

Реальность сделки

• Знаете ли вы компанию-поставщика?
• С кем вы контактировали с их стороны?
• Когда и как был поставлен товар или оказана услуга?
• Кто принимал поставку, проверял объемы, подписывал акты?

Инспекцию интересует, была ли сделка на самом деле, а не только на бумаге.

Внутренние процессы

• Как оформляются закупки или заказы?
• Кто согласует договоры?
• Какие этапы проходит поставка до списания?
• Где хранятся документы?

Эти вопросы помогают понять, насколько компания контролирует процессы, и нет ли фиктивности в действиях.

Контакты с контрагентами

• Кто в компании вел переговоры?
• Были ли встречи, переписка, обмен файлами?
• Каким образом выбирался поставщик?

Если сотрудник не знает имени контрагента или говорит, что договор ему «просто передали» — это тревожный сигнал.

Фактическое выполнение работ

• Видели ли вы сотрудников подрядчика?
• Какие конкретно работы они выполняли?
• Были ли вы на объекте?
• Сохранились ли фотографии, отчеты, записи?

Инспекция ищет подтверждение фактического исполнения, особенно по спорным договорам (например, на маркетинг, IT или консультации).

Согласованность действий в компании

• Кто поручил заключить договор?
• Какой был бюджет?
• Были ли служебные записки или иные основания?

Если ответы сотрудников расходятся между собой или с документами — у ФНС появляется повод для сомнений.

Финансовая часть

• Как формировалась цена?
• Кто утверждал оплату?
• Почему оплата прошла до получения товара?

Бухгалтеров и финансовых менеджеров спрашивают о согласованности платежей и обоснованности расходов.

Личные впечатления и оценочные суждения

• Как вы считаете, реально ли было выполнить эту работу за указанную сумму?
• Насколько компетентными показались вам сотрудники подрядчика?
• Были ли у вас сомнения в контрагенте?

На этом этапе налоговая может спровоцировать сотрудника на «вольное мнение», которое будет использовано в выводах.

Почему допросы опасны при отсутствии подготовки

На допросах сотрудники часто:

• начинают вспоминать «по-своему»,
• путаются в деталях,
• не видят противоречий между своими словами и документами,
• не понимают юридической значимости своих формулировок.

Например, фраза «я не видел этой компании» может быть воспринята как доказательство фиктивности сделки. Или «мне просто сказали подписать» — как признание отсутствия контроля. Даже добросовестный сотрудник может непреднамеренно навредить, если не понимает, на какие аспекты обращает внимание ФНС.

Как готовить персонал к проверке

Провести внутренний инструктаж

Перед началом или сразу после начала проверки сотрудники должны получить чёткую инструкцию:

• как вести себя при контакте с инспекцией;
• кто имеет право общаться с проверяющими;
• что делать в случае вызова на допрос;
• почему важно давать только точные ответы.

Инструктаж должен быть документально зафиксирован — как внутренний приказ или служебная записка.

Выявить потенциально вызываемых сотрудников

Руководство должно заранее понимать, кто может попасть под внимание ФНС. По этим сотрудникам проводится дополнительная работа:

• проверка их участия в сделках;
• анализ переписок, приказов, служебных записок;
• сверка фактов с документами;
• помощь в формулировках, если дело дойдет до допроса.

Объяснить последствия и ответственность

Сотрудник не обязан защищать компанию, но он несет ответственность за достоверность своих слов. Важно разъяснить:

• что ложные сведения — это риск для самого сотрудника;
• что догадки или домыслы недопустимы;
• что при неуверенности в ответе лучше отказаться от комментариев до консультации с юристом.

Обеспечить юридическое сопровождение

Если сотрудника вызывают на допрос, необходимо:

• дать ему копию повестки;
• сообщить юристу компании;
• при возможности — обеспечить сопровождение на допрос;
• после — запросить копию протокола и проанализировать ответы.

Нельзя отпускать сотрудника в налоговую «вслепую». Это неформальная беседа — это официальный процесс, с юридическими последствиями.

Проверить согласованность ответов и документов

Если у разных сотрудников разные воспоминания, а документы говорят третье — это подрывает защиту. Нужно заранее выявить расхождения и устранить их. Никаких инструкций «говори вот это» быть не должно — только помощь в восстановлении фактов и корректной формулировке мыслей.

Обратить внимание на уволенных сотрудников

Бывшие работники — один из самых рискованных источников информации для ФНС. У них могут быть претензии, обида или просто отсутствие мотивации защищать компанию. Если есть риск, что уволенный сотрудник будет вызван — стоит заранее понять, какие данные у него есть и что он может сказать.

Что категорически не стоит делать

• Не давить на сотрудников. Это может обернуться жалобой, конфликтом или утечкой.
• Не игнорировать повестки. Уклонение от допроса может быть расценено как отказ от сотрудничества.
• Не писать за сотрудников объяснительные и не давать готовые ответы. Это может быть расценено как вмешательство.

Сотрудники — важная часть налоговой защиты. Их слова на допросах могут как подтвердить реальность бизнеса, так и разрушить самую хорошо выстроенную позицию. Подготовка персонала — это не манипуляция, а защита от ошибок, непонимания и недоразумений.

Если вы не уверены, как грамотно выстроить работу с персоналом при проверке — обращайтесь. Звоните по номеру +7 347 262-58-91. Мы подготовим сотрудников, проанализируем риски и поможем выстроить защиту, в которой не будет слабых звеньев.