Как работать с доказательной базой при налоговой проверке

Когда компания сталкивается с выездной налоговой проверкой, большинство руководителей и бухгалтеров уверены: если есть первичка, всё будет хорошо. Но налоговый орган смотрит шире. Если контрагент вызывает сомнения, одной накладной или счётом-фактурой дело не ограничится.

Налоговая проверяет:

• был ли реальный товар;
• кто доставлял;
• были ли у контрагента ресурсы;
• насколько обоснованы цена и условия сделки.

И если инспекция сделала вывод о «бумажной» сделке — именно вы должны доказать обратное.

Что такое легендирование и зачем оно нужно

Легендирование — это поэтапное документальное обоснование каждой хозяйственной операции: от выбора поставщика до конечного использования товара или услуги. Задача — показать налоговой не просто факт сделки, а её логику, последовательность и деловую цель.

Например:

• Почему именно этот поставщик?
• Почему по этой цене?
• Как использовался товар (в производстве, в реализации)?
• Есть ли нормативы, техкарты, производственные акты?
• Почему сделка прошла именно в этот период?

Как строится качественная доказательная база

Формируйте полный комплект документов — не только счета и акты, но и:

• транспортные накладные,
• заявки,
• служебные записки,
• расчёты,
• акты списания,
• производственные регламенты.

Покажите экономическую целесообразность — логика сделки должна быть понятна: цена, объём, сроки, условия.

Подтвердите реальность исполнения — если есть признаки дробления, объясните, зачем была создана ИП, как она действует, почему выбраны именно эти контрагенты, где задействованы сотрудники и техника.

Покажите техническую связь с производством — особенно при приобретении материалов: на что они пошли, где учтены, какие нормы применялись.

Ошибки при формировании доказательной базы

• Слишком поздно собираются доказательства — уже после акта.
• Избирательная осмотрительность — по «бумажным» контрагентам формируется папка документов, по реальным — ничего.
• Отсутствие системности — нет внутреннего регламента, нет единых подходов ко всем сделкам.

Налоговый орган это видит. И если он замечает, что осмотрительность проявляется только там, где вы заранее ожидали проблемы, может появиться подозрение в умысле.

Как налоговая формирует претензии

Часто контрагент попадает под сомнение просто потому, что:

• у него недостоверный адрес,
• нет сотрудников или транспорта,
• он не подтвердил сделку при допросе.

В результате инспекция делает вывод: «сделки не было». И только от вас зависит, сможете ли вы этот вывод опровергнуть. Не в момент акта, а ещё во время проверки.

Не надейтесь только на «бумаги» — стройте аргументацию

Сильная доказательная база — это:

• последовательность,
• документальное оформление,
• логика бизнес-решений.

Юридическая компания «Белый дом» сопровождает клиентов на всех этапах: от построения легенды до защиты в суде. Обратитесь к нам до того, как налоговая сформировала одностороннюю позицию.